Hur mycket engagemang krävs av beställare under webbprojekt?

Som digital byrå har vi säkerligen tagit del av hundratals förfrågningsunderlag, relativt ofta uppkommer frågor om hur mycket engagemang som krävs från beställaren.

Detta beror ofta på att många företag vill lägga minimal tid på sin tilltänkta webblösning, vilket är helt förståeligt – eftersom tid också betyder pengar. I och med detta, väljer många företag leverantörer som kräver mindre engagemang från sina beställare. Dock är det problematiskt att en beställares engagemang upplevs som något negativt.

Enligt oss kräver ett webbprojekt stort engagemang från beställare för att det ska ha förutsättning att bli framgångsrikt. Vi är medvetna om att en kravspecifikation kan tolkas på olika sätt, därför krävs en kontinuerlig kommunikation.

Dessutom finns det väldigt många detaljer som aldrig ryms inom en kravspecifikation som därför måste diskuteras under projektet gång. Detta är en viktig byggsten i modern projektmetodik för webb- och systemutveckling så kallad agil metodik. Detta är ett samlingsnamn för flertalet projektmetodiker som är baserat på att alla detaljer i en webblösning inte går att bestämma innan projektet påbörjas.

Vi har tidigare skrivit ett white paper om vad du som beställare måste veta om kravspecifikationer innan beställning av webbprojekt. Läs det inlägget här.

Trots en korrekt skriven kravspecifikation är det nästintill omöjligt att beskriva varenda detaljer i den tilltänkta webblösningen. Därför behöver du alltid räkna med att frågor kring webblösningen kommer att uppstå under projektets gång. För att skapa ett så framgångsrikt projekt som möjligt, krävs vanligtvis ett flertal avstämningsmöten och eventuella workshops.

Det är tyvärr ett vanligt missförstånd att du som beställare endast behöver följa projektets utveckling genom statusuppdateringar i ett projekthanteringssystem. Därför tror många också att det inte finns behov av veckovisa avstämningsmöten.

Vi menar däremot att många avstämningsmöten är viktigt för ett framgångsrikt webbprojekt. Under dessa möten bör allt från projektets status behandlas, men även klargöra eventuella frågetecken. Dessutom behöver du som beställare även reservera tid för att fundera över frågeställningar som eventuellt uppstått under avstämningsmöten.

Borde inte leverantören göra detta själv?

Självklart kan en leverantör till viss del anta hur den tilltänkta webblösningen ska utvecklas för att ge din verksamhet maximalt affärsvärde. Dock har en utomstående aldrig samma insyn i företaget, era önskemål eller affärsmodell. Just därför att det viktigt att det finns en tät kommunikation under projektets gång.

Vanligtvis kan det till och med vara svårt för dig som beställaren att veta vilken typ av webblösning som kan ge din verksamhet mer affärsvärde. Vår rekommendation är att skapa en referensgrupp av medarbetare som under projektets gång diskuterar webblösningen. På så sätt får du infallsvinklar från personer som representerar olika delar av din verksamhet.

Varför kommer leverantören inte med förslag?

Inom en digital- eller webbyrå ska det självfallet finnas kompetens att ta fram förslag på detaljer. Dock gäller detta inte allt, utan leverantören kan endast ge förslag på små detaljer som inte kräver mycket omarbete. När det gäller större detaljer och arbeten som kan leda till en överskriden budget vid omarbete, måste en diskussion alltid ske i samråd med beställaren.

I och med detta, måste du som beställare inte bara reservera tid för avstämningsmöten utan också tid för att fundera kring förslag och eventuella förändringar. Dessutom måste du även reservera tid för att testa webblösningen i flera omgångar.

Hur mycket engagemang krävs av beställare under ett webbprojekt?

Som du säkerligen förstår beror detta helt på vilken typ av webblösning som ska utvecklas och hur stort projektet är. Det är svårt att uppge exakt hur mycket engagemang och tid som krävs, men vanligtvis är det mer än ett avstämningsmöte i veckan.

Vi rekommenderar att reservera gott om tid för att testa utfört arbete och därefter ge feedback. Därtill behöver du antagligen svara på ytterligare frågeställningar, inhämta efterfrågat underlag och se över liknande webblösningar för inspiration. Emellanåt behöver du utvärdera projektarbetet och diskutera potentiella förbättringar med projektledaren.

“Vi rekommenderar att reservera gott om tid för att testa utfört arbete och därefter ge feedback.”

Det är eftersträvansvärt att ha en jämn intensitet under projektets gång, men vanligtvis blir det mer tidskrävande i början och slutet av ett projekt. Frånvaro från ett projekt kan leda till omarbetning, förseningar och därmed en ökad budget. Vilket självklart aldrig är önskvärt!

Som du kanske förstår är beställning av webbprojekt vanligtvis mer arbete än vad många tror. Även om mängden engagemang beror på vilken typ av webblösning som ska utvecklas. Till exempel kräver ett affärskritiskt webbsystem mer engagemang och tid, än utveckling av en hemsida.

Men oavsett vad som utvecklas, kräver webbprojekt vanligtvis stort engagemang för att möjliggöra att webblösningen blir lyckad. Därför är det viktigt att redan innan projektets start reservera tid för såväl planerade avstämningsmöten som eventuella workshops, men även för oväntade problem och frågetecken.

Utöver detta, rekommenderar vi att det finns flertalet personer inom organisationen som är insatta i beställningen. Således kan dessa bistå som kontaktpersoner om något oförutsägbart skulle ske eller om din tid till projektet inte räcker till.

Sammanfattning

• Det krävs stort engagemang från dig som beställaren för att utveckla den tilltänkta webblösningen utefter dina behov och önskemål.
• Som beställare kan det ibland upplevas som tidskrävande och onödigt att vara engagerad under webbprojektets gång. Visserligen är det tidskrävande, men genom att vara engagerad kommer också chanserna till ett framgångsrikt webbprojekt att öka.
• En kravspecifikation kan omöjligt inkludera varenda detalj av en webblösning, därför krävs det avstämningsmöten och eventuella workshops under projektet. Du som beställare bör dessutom reservera tid för oväntade problem och beslut, samt avsätta tid för att testa webblösningen.
• Genom att vara engagerad i webbprojektet får du också en bättre insyn i arbetet och kan således påverka utvecklingen av den tilltänkta webblösningen.
• Ibland händer det att du som beställare inte har möjlighet att avsätta den tid som krävs för webbprojektet, då är det bra om det finns ytterligare personer i organisationen som är insatta i beställningen.