Vi har nog alla hört om myndigheter som beställer webblösningar för miljontals kronor som resulterar i försening efter försening samt bristande kvalité. Detta är visserligen inte enbart ett fenomen inom den offentliga sektorn, utan minst lika vanligt inom den privata.

Fenomenet är inte enbart vedertaget inom IT-branschen utan också allmänt inom näringslivet. Vanligtvis diskuteras det att webbprojekt löper stor risk för att bli betydligt mer dyra och försenade än väntat. Men det finns också de skräckexempel där webblösningen till och med måste skrotas på grund av bristande kvalitét.

Med nästa tio års erfarenheter inom branschen kan vi bekräfta att detta dessvärre händer inom alla slags organisationer och branscher. Även inom de allra mest välkända byråerna och företag. Vi har under våra tio år själva varit inblandade i projekt där webblösningen varit tvungen att skrotas och omarbetas.

Men tillbaka till problemet och essensen av detta inlägg – varför blir webbprojekt ofta försenade och dyrare än planerat?

Självfallet kan det alltid bero på bristande kompetens inom projektgruppen, eller en ointresserad och okunnig beställare. Men utifrån vår erfarenhet och akademiska studier är den största anledningen till misslyckade webbprojekt bristande förarbete innan projektstart.

Vad innebär förarbete till webbprojekt?

Förarbete är helt enkelt det arbete som görs innan projektet börjar. Detta innefattar allt underlag som berör projektets genomförande. Vanligtvis kan man härleda ett misslyckat webbprojekt tillbaka till en felaktigt skriven kravspecifikation som genererar i en kedjereaktion av felaktigheter.

Om kravspecifikationen är felaktig kan detta leda till val av fel teknik, inkorrekt uppfattning av projektets omfattning och därmed även en missvisande tidsplan och budget. Det blir således tydligt att en felaktigt skriven kravspecifikation ökar risken för ett misslyckas webbprojekt.

Hur skriver jag en kravspecifikation?

Att skriva en ordentlig och korrekt kravspecifikation är svårare än många tror och kräver kunskap om kravhantering. Det är vanligt att verksamheter framställer kravspecifikationer som punktlistor med tankar kring den tilltänkta hemsidan eller webbsystemet, men det räcker dessvärre inte.

En kravspecifikation måste vara välstrukturerad och tydlig för att det ska ge en korrekt bild av den tilltänkta webblösningen. Den bör innefatta funktionella och icke-funktionella krav, som dessutom måste vara skrivna på ett korrekt sätt.

Om projektet inte är detaljerat beskrivet redan i ett tidigt stadie, blir sannolikheten stor att projektgruppen och beställaren har olika förväntningar. Dessvärre är det vanligt att webbprojekt startas trots en felaktigt skriven kravspecifikation med avsaknad av nödvändiga krav. Detta är ett misstag som även vi gjort innan vi förändrade vårt erbjudande.

En viktig aspekt att komma ihåg är att det som skrivs i en kravspecifikation är det som utvecklas. Detta innebär till exempel att myndigheter som fått en långsam webblösning på grund av att prestandan inte var specificerad i de icke-funktionella kraven, ändå är juridiskt bundna till att betala leverantören. Just därför är det extra viktigt att göra ett gediget förarbete och ta fram en välutvecklad kravspecifikation, för att undvika denna typen av situationer.

Varför erbjuder inte alla leverantörer förstudier?

Det undrar vi också om vi ska vara ärliga, men samtidigt har vi varit i samma situation. Det handlar vanligtvis om att man vill ro ett projekt i hamn. Istället för att uppmana beställaren till att det krävs en förstudie för att ta fram en välformulerad och korrekt kravspecifikation, så väljer man istället att offerera på en kravspecifikation som inte är tillräckligt detaljerad.

Detta beror på att det krävs mod och energi att säga till beställaren att underlaget inte är tillräckligt bra. Det är en risk som man måste vara villig att ta för att garantera ett framgångsrikt webbprojekt. Det är endast genom ett korrekt genomfört förarbete som riskerna för ett misslyckat webbprojekt kan minskas.

En investering i en förstudie för att få fram rätt underlag redan innan projektstart, kostar vanligtvis ett fåtal procent av projektets helhetskostnad. Problematiken ligger i att de flesta inom branschen är fokuserade på att påbörja det “riktiga” utvecklingsarbetet, att det skippar att informera beställaren om bristerna i förarbetet.

Vi har varit i exakt samma situation. Men vi har tänkt om för att skapa nödvändiga förutsättningar till lyckade webbprojekt och därmed minska risken för webbprojekt som blir försenade och dyrare än planerat.

Behöver du hjälp med att säkerställa att ditt kommande webbprojekt inte hamnar i denna klassiska fälla? Hör av dig så hjälper vi dig vidare!